Syarat dan Ketentuan Layanan Medivana

DRAF — wajib ditinjau konsultan hukum sebelum dipakai. Versi draf 0.1, Oktober 2026.

Syarat dan Ketentuan ini ("Syarat") mengatur penggunaan layanan Medivana (medivana.cloud, app.medivana.cloud, book.medivana.cloud, api.medivana.cloud, demo.medivana.cloud) yang diselenggarakan oleh PT Digivana Solusi Digital ("Digivana", "kami") sebagai Penyelenggara Sistem Elektronik lingkup privat [VERIFIKASI: nomor tanda daftar PSE]. Dengan menandatangani Formulir Pemesanan/penawaran atau menggunakan Layanan, badan usaha atau perorangan yang berlangganan ("Pelanggan", "Anda") menyetujui Syarat ini.

1. Definisi

• Layanan: aplikasi rekam medis elektronik (RME) dan manajemen klinik berbasis cloud Medivana beserta modul, add-on, API, AI Assistant, dan dukungan yang dipesan.
• Fasyankes/Lokasi: satu cabang klinik atau tempat praktik yang terdaftar dalam langganan.
• Pengguna: individu yang diberi akun oleh Pelanggan (staf, tenaga kesehatan).
• Data Pelanggan: seluruh data yang dimasukkan Pelanggan/Pengguna ke Layanan, termasuk data pasien dan rekam medis.
• Formulir Pemesanan: penawaran/kontrak yang memuat paket, add-on, jumlah lokasi dan pengguna, layanan implementasi, harga, dan periode.
• Demo: lingkungan demo.medivana.cloud berisi data contoh.

2. Akun dan akses

1. Akun produksi dibuat setelah Formulir Pemesanan ditandatangani dan pembayaran pertama diterima. Medivana tidak menyediakan masa uji coba gratis; calon pelanggan dapat memakai Demo.
2. Pelanggan menunjuk pemilik akun yang bertanggung jawab mengelola Pengguna, peran, dan izin.
3. Pengguna wajib menjaga kerahasiaan kredensial. Verifikasi dua langkah wajib untuk peran Pemilik, Dokter, dan Keuangan.
4. Pelanggan bertanggung jawab atas tindakan Pengguna di akunnya, termasuk keabsahan kredensial tenaga kesehatan (STR/SIP) yang dimasukkan.

3. Demo

Demo hanya untuk evaluasi. Dilarang memasukkan data pasien asli ke Demo. Data Demo dihapus otomatis paling lambat 7 hari dan tidak dapat dipindahkan ke akun produksi.

4. Paket, add-on, dan batas pemakaian

1. Fitur dan batas (pengguna, penyimpanan, kuota WhatsApp, kuota AI, dokter AI Scribe) mengikuti paket dan add-on di Formulir Pemesanan serta Kebijakan Penggunaan yang Wajar.
2. Sistem menegakkan batas secara otomatis; modul yang tidak termasuk paket ditampilkan terkunci.
3. Klaim pemasaran mengenai kelengkapan modul didukung dokumen cakupan kebutuhan operasional klinik yang dapat diminta Pelanggan [VERIFIKASI: kesesuaian UU 8/1999].

5. Harga, penagihan, dan pajak

1. Harga per lokasi per bulan atau per tahun sesuai Formulir Pemesanan, belum termasuk PPN. Faktur pajak diterbitkan bila Digivana berstatus PKP [VERIFIKASI perlakuan PPN layanan SaaS].
2. Langganan diperpanjang otomatis untuk periode yang sama kecuali dihentikan paling lambat 30 hari sebelum akhir periode.
3. Upgrade berlaku segera dengan tagihan prorata; downgrade berlaku pada periode berikutnya.
4. Keterlambatan pembayaran: masa tenggang 14 hari; setelah itu akun menjadi baca-saja (data tetap dapat dilihat dan diekspor, transaksi baru tidak dapat dibuat). Penangguhan lebih lanjut diberitahukan tertulis.
5. Kode promo tunduk pada syarat promo masing-masing dan tidak dapat digabung kecuali kredit referral.
6. Biaya yang sudah dibayar tidak dapat dikembalikan kecuali diatur lain dalam Syarat ini atau SLA.

6. Kewajiban Pelanggan

1. Mematuhi peraturan yang berlaku bagi fasyankes, antara lain penyelenggaraan rekam medis (Permenkes 24/2022), kerahasiaan data kesehatan (UU 17/2023, PP 28/2024), dan pelindungan data pribadi (UU 27/2022).
2. Memiliki dasar pemrosesan yang sah dan memperoleh persetujuan pasien bila diperlukan (templat tersedia).
3. Mendaftarkan dan menjaga kredensial integrasi milik fasyankes (SATUSEHAT, BPJS Kesehatan, rekening pembayaran, WhatsApp bila memakai nomor sendiri).
4. Memverifikasi kebenaran data klinis, kode diagnosis/tindakan, tarif, dan laporan keuangan/pajak sebelum digunakan untuk keputusan atau pelaporan resmi.
5. Tidak melakukan hal yang dilarang di Kebijakan Penggunaan yang Wajar.

7. Kewajiban Digivana

1. Menyediakan Layanan sesuai SLA, menyimpan dan memproses data di pusat data di Indonesia.
2. Menerapkan langkah keamanan yang wajar: enkripsi koneksi (TLS), enkripsi kolom identitas sensitif, isolasi data antar pelanggan, audit log, backup terenkripsi, pengujian keamanan berkala.
3. Memproses Data Pelanggan hanya sesuai instruksi Pelanggan sebagaimana diatur dalam Perjanjian Pemrosesan Data.
4. Memberi tahu Pelanggan tanpa penundaan bila terjadi kegagalan pelindungan data yang memengaruhi Data Pelanggan.

8. Integrasi pihak ketiga

SATUSEHAT, BPJS Kesehatan, WhatsApp, payment gateway, dan penyedia AI diselenggarakan pihak ketiga. Medivana mengirim data sesuai spesifikasi resmi dan mengulang pengiriman otomatis saat terjadi gangguan, tetapi tidak bertanggung jawab atas ketersediaan, perubahan spesifikasi, atau keputusan pihak ketiga (termasuk penolakan klaim).

9. Medivana AI Assistant dan AI Scribe

1. Keluaran AI adalah bantuan dan draf; bukan nasihat medis, hukum, akuntansi, atau pajak. Keputusan klinis tetap pada tenaga kesehatan; tindakan usulan AI hanya dijalankan setelah konfirmasi Pengguna.
2. Identitas pasien diminimalkan dan disamarkan sebelum diproses penyedia model. Penyedia dan lokasi pemrosesan diumumkan di daftar subprosesor [VERIFIKASI: hasil kajian transfer lintas negara, CR-06].
3. Pelanggan dapat menonaktifkan fitur AI tertentu per pengguna.

10. Kepemilikan dan lisensi

1. Data Pelanggan tetap milik Pelanggan (rekam medis tunduk ketentuan kepemilikan dokumen rekam medis dan hak pasien atas isinya [VERIFIKASI]).
2. Digivana memiliki seluruh hak atas perangkat lunak, merek "Medivana" [VERIFIKASI status pendaftaran PDKI], dokumentasi, dan design system. Pelanggan memperoleh hak pakai non-eksklusif selama berlangganan.
3. Digivana boleh memakai data agregat yang dianonimkan dan tidak dapat diidentifikasi untuk meningkatkan Layanan dan statistik produk.

11. Ekspor data dan pengakhiran

1. Pelanggan dapat mengekspor seluruh data kapan saja (FHIR JSON, CSV, laporan akuntansi dalam ZIP terenkripsi).
2. Setelah langganan berakhir, akun baca-saja selama 90 hari untuk ekspor [VERIFIKASI durasi]; setelah itu Data Pelanggan dihapus dari sistem aktif dan dari backup sesuai siklus retensi backup, kecuali wajib disimpan berdasarkan hukum. Pelanggan bertanggung jawab menyimpan rekam medis sesuai masa retensi yang diwajibkan bagi fasyankes.
3. Salah satu pihak dapat mengakhiri bila pihak lain melakukan pelanggaran material yang tidak diperbaiki dalam 30 hari setelah pemberitahuan tertulis.

12. Batasan tanggung jawab

Sejauh diizinkan hukum, total tanggung jawab Digivana atas klaim yang timbul dari Layanan dalam 12 bulan dibatasi sebesar biaya langganan yang dibayar Pelanggan untuk 12 bulan sebelum klaim, dan Digivana tidak bertanggung jawab atas kerugian tidak langsung, kehilangan keuntungan, atau kerugian akibat data yang dimasukkan Pelanggan [VERIFIKASI keberlakuan klausul eksonerasi menurut UU 8/1999].

13. Keadaan kahar

Tidak ada pihak yang bertanggung jawab atas kegagalan akibat keadaan di luar kendali wajar (bencana alam, gangguan jaringan nasional, kebijakan pemerintah, gangguan pusat data), dengan kewajiban memberi tahu dan memitigasi.

14. Kerahasiaan

Masing-masing pihak menjaga kerahasiaan informasi pihak lain yang ditandai atau sepatutnya dianggap rahasia, selama berlangganan dan 3 tahun setelahnya; data pasien dirahasiakan tanpa batas waktu.

15. Perubahan Syarat

Perubahan material diberitahukan paling lambat 30 hari sebelumnya melalui email/aplikasi. Bila Pelanggan tidak setuju, Pelanggan dapat mengakhiri langganan sebelum perubahan berlaku tanpa penalti.

16. Hukum dan penyelesaian sengketa

Diatur hukum Republik Indonesia. Sengketa diselesaikan musyawarah dalam 30 hari; bila gagal, melalui [VERIFIKASI: Pengadilan Negeri {kota} / BANI].

17. Kontak

PT Digivana Solusi Digital, Infiniti Office, Menara Cakrawala, 12, Unit 05A, RT.2/RW.1, Kb. Sirih, Kec. Menteng, Kota Jakarta Pusat, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 10340. Telepon: (021) 58905002. Email: hello@medivana.cloud. DPO: hello@medivana.cloud.